INFORMATIVA PRIVACY PARTECIPAZIONE EVENTI
(ex art. 13 del Regolamento Europeo n. 679 del 2016)
AMD Associazione Medici Diabetologi, in qualità di autonomo Titolare del trattamento, ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del Regolamento UE n. 679/2016 (di seguito, il “Regolamento privacy”), raccoglie e successivamente tratta i dati personali dei partecipanti (di seguito, l’“Interessato” o gli “Interessati”) – in qualità di docenti o discenti – al congresso e/o altro evento di carattere scientifico o formativo (di seguito, l’“Evento”), anche a distanza.
1. Titolare, Responsabile del trattamento dei dati e Responsabile della Protezione dei Dati.
Autonomo Titolare del trattamento:
- AMD Associazione Medici Diabetologi (di seguito, “AMD”), con sede in Roma, Viale delle Milizie n. 96, telefono 067000599, fax 067000499, mail segreteria@aemmedi.it.
- La società Omniacongress Srl con sede in Agrigento, Via Empedocle n. 111, è stata nominata Responsabile del trattamento in qualità di Partner logistico. L’elenco aggiornato di eventuali altri Responsabili del trattamento, ove designati, può essere fornito su richiesta da parte dell’Interessato.
I dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati (ai sensi dell’art. 37 del Regolamento privacy) nominato da AMD sono reperibili, rispettivamente, ai seguenti link: https://aemmedi.it/privacy/.
2. Finalità e modalità del trattamento.
I dati personali dell’Interessato sono trattati nell’ambito dell’attività istituzionale del Titolare, per il perseguimento delle seguenti finalità:
- iscrizione e relativa partecipazione dell’Interessato all’Evento, anche a distanza;
- adempimenti di carattere fiscale, amministrativo e contabile strettamente connessi alla citata partecipazione;
- adempimento di specifici obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria (ad esempio, sottomissione file unico Aifa o accreditamento ai fini dell’Educazione Continua in Medicina);
- invio gratuito di documentazione afferente all’Evento.
Il trattamento dei dati personali avviene, sotto l’autorità di AMD, da parte di soggetti specificamente Designati ed istruiti al trattamento ai sensi dell’art. 29 del Regolamento privacy e dell’art. 2-quaterdecies del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101 (di seguito, il “Codice privacy”), mediante strumenti manuali, informatici o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità e comunque in modo da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali.
3. Base giuridica del trattamento, natura del conferimento e conseguenze di un eventuale rifiuto, consenso dell’Interessato.
Con riferimento alle finalità di cui al precedente paragrafo 2, punti 1 e 4, il conferimento dei dati personali è obbligatorio e costituisce requisito necessario per l’iscrizione e la relativa partecipazione all’Evento, anche a distanza, nonché per la ricezione di tutta la documentazione legata al medesimo; pertanto, la base giuridica del relativo trattamento è l’art. 6, comma 1, lett. b) del Regolamento privacy. In merito alle finalità di cui al paragrafo 2, punti 2 e 3, il conferimento è altrettanto obbligatorio in quanto AMD necessita dei dati dell’Interessato per adempiere ad obblighi di legge; pertanto, la base giuridica del relativo trattamento è l’art. 6, comma 1, lett. c) del Regolamento privacy.
4. Soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e ambito di comunicazione.
In relazione alle finalità del trattamento sopra indicate, e nei limiti strettamente pertinenti alle medesime, i dati personali dell’Interessato saranno comunicati, in Italia o all’interno della UE, ai seguenti soggetti, ai fini dell’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento, anche a distanza:
(i) all’Amministrazione finanziaria e ad altre pubbliche Autorità, ove imposto dalla legge o su loro richiesta;
(ii) agli istituti di credito per le disposizioni di pagamento afferenti alla quota di iscrizione (ove prevista) all’Evento, anche a distanza;
(iii) alle strutture e/o società esterne di cui AMD si avvale, preposte allo svolgimento di attività connesse, strumentali o conseguenti all’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento (ad esempio, per i servizi stampa, per l’elaborazione dati e la consulenza informatica, per attività promozionali da parte di società partecipanti all’Evento, anche a distanza, per la spedizione dei programmi congressuali, per l’accreditamento delle attività formative ECM, ecc.);
(iv) ai consulenti esterni (ad esempio, per la gestione degli adempimenti fiscali), se non designati per iscritto Responsabili del trattamento.
I soggetti sopra indicati, ai quali i dati personali dell’Interessato saranno o potranno essere comunicati (in quanto non nominati per iscritto Responsabili del trattamento), tratteranno i dati personali in qualità di Titolare del trattamento ai sensi del Regolamento privacy e del Codice privacy, in piena autonomia, essendo estranei all’originario trattamento eseguito da AMD.
Un elenco dettagliato e costantemente aggiornato di questi soggetti, con la indicazione delle rispettive sedi, è sempre disponibile presso la sede legale di AMD. L’immagine o la voce dell’Interessato ritratti nel corso dell’Evento (anche a distanza) potranno essere diffusi all’interno di video, audio e/o fotografie dell’Evento stesso pubblicati sul sito web e sui social network del Titolare e, se esistenti, sul sito web e sui social network dell’Evento; per siffatto trattamento, gli Interessati dovranno rilasciare ad AMD un’apposita e separata liberatoria e prestare il relativo consenso.
5. Diritti dell’Interessato.
Gli artt. 15 e segg. del Regolamento privacy conferiscono all’Interessato il diritto di ottenere:
- la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
- l’indicazione dell’origine dei dati personali, delle finalità e modalità del trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici, degli estremi identificativi del titolare;
- l’aggiornamento, rettifica, integrazione, cancellazione, trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge – compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono raccolti o successivamente trattati – l’attestazione che tali operazioni sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
L’Interessato ha inoltre il diritto:
- di revocare in qualsiasi momento il consenso (ove prestato) al trattamento dei dati personali (senza pregiudizio della liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca);
- di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che la riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
- di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali nei casi previsti dal Regolamento privacy.
Per conoscere l’elenco dettagliato e costantemente aggiornato dei soggetti cui i dati personali dell’Interessato possono essere comunicati e per esercitare i diritti di cui agli artt. 15 e segg. del Regolamento privacy, con le modalità di cui all’art. 12 del Regolamento privacy e nei limiti stabiliti dall’art. 2-undecies del Codice privacy, il medesimo può rivolgersi ai recapiti di AMD sopra indicati.
6. Durata del Trattamento.
Fatti salvi gli obblighi di legge, i dati personali degli Interessati saranno conservati per la sola durata dell’Evento, anche a distanza. Nonostante quanto precede, AMD potrà conservare taluni dati personali degli Interessati anche dopo la cessazione del trattamento e ciò esclusivamente per difendere o far valere un proprio diritto ovvero nei casi previsti dalla legge o per effetto dell’ordine di un’autorità giudiziale o amministrativa.
7. Misure di sicurezza.
I dati personali dell’Interessato sono trattati nel rispetto della legge applicabile ed utilizzando adeguate misure di sicurezza, in ossequio alla normativa in vigore anche ai sensi degli artt. 5 e 32 del Regolamento privacy.
In merito, si conferma, tra l’altro, l’adozione di opportune misure di sicurezza volte ad impedire accessi non autorizzati, furto, divulgazione, modifica o distruzione non autorizzata dei dati dell’Interessato.
